Распределение коммунальных платежей, когда у здания несколько собственников

Самый безопасный вариант — это, конечно, перезаключить договоры с коммунальщиками. И оформить отдельно хозяйственные отношения между поставщиками услуг ЖКХ и каждым из собственников здания. 

Но есть и другие, менее хлопотные и вполне надежные варианты, например оформления расчетов по ЖКХ через договор возмещения затрат или агентский договор.

Первый вариант: Договор возмещения затрат на коммуналку.

Распределение коммунальных платежей, у здания несколько собственников. Совладельцы здания могут заключить между собой договор или соглашение о возмещении коммунальных расходов. В этом случае изначальный собственник недвижимости (абонент) передает энерго-, тепло- и водоснабжение субабоненту, новому владельцу части здания. То есть субабонент не заключает прямого договора с поставщиками коммуналки. Но согласие снабжающих компаний на передачу их услуг необходимо. Таково правило статьи 545 Гражданского кодекса РФ. 
Учет доходов абонента   Возмещение коммунальных услуг не учитывается в доходах абонента (письмо УФНС России по г. Москве от 21 мая 2008 г. № 19-11/048675). Но есть одно исключение. Если он применяет упрощенку с объектом «доходы», то налог уплатить все же придется (письмо Минфина России от 16 июля 2009 г. № 03-11-06/2/130). 
Иногда договором предусмотрена плата за пере выставление счетов (как в вашем вопросе). В этом случае ее необходимо включить в налоговую базу. При любом из режимов.
Расходы Налоговики считают, что каждый из собственников здания может признать коммуналку в расходах. Но только пропорционально площади, находящейся в собственности того или иного совладельца. Об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 21 мая 2008 г. № 19-11/048675. Для субабонента нужно выставить акты оказанных услуг. В них должны быть прописаны расчеты коммунальных платежей на основании счетов снабжающих организаций (письмо УФНС России по г. Москве от 8 июня 2010 г. № 16-15/060621@). 
НДС 
 Только тот собственник, который заключил договоры с поставщиками коммунальных услуг, вправе принять НДС к вычету. И лишь в той части, которую фактически потребил. Однако абонент не может выставить счет-фактуру совладельцу. Ведь реализации в этом случае нет.

Бухгалтерские проводки:

Дебет 20 (25, 26…) Кредит 60– включена в расходы стоимость коммунальных услуг, приходящаяся на предприятие, с которым заключены договора; 
Дебет 19 Кредит 60 – отражен входной НДС по коммунальным платежам, подлежащий вычету, приходящаяся на предприятие, с которым заключены договора;
 Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19– принят к вычету входной НДС со стоимости коммунальных услуг, приходящаяся на предприятие, с которым заключены договора;
Дебет 76 Кредит 91-1– предъявлена предприятию собственнику к возмещению стоимость потребленных им коммунальных услуг; 
Дебет 91-2 Кредит 60– списана на расходы стоимость коммунальных услуг, предъявленных предприятию собственнику (на основании счета коммунальных служб). 
Дебет 51 Кредит 76 – получена компенсация от предприятия собственника 
Дебет 76 (62) Кредит 91-1– отражены прочие доходы от реализации услуг

Второй вариант: Агентский договор на приобретение коммунальных услуг 

Один из совладельцев может стать посредником между поставщиками услуг ЖКХ и участниками долевой собственности. Для этого статьей 1005 Гражданского кодекса РФ предусмотрена возможность заключить агентский договор. В этом случае также потребуется официальное согласие поставщика коммуналки.
Учет доходов абонента 
По общему правилу посредник получает за свои услуги вознаграждение. Поэтому в договоре лучше предусмотреть сумму вознаграждения. Это и будет единственным доходом посредника. Такую норму содержит подпункт 9 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса РФ. Даже абонент на упрощенке сможет без опаски не учитывать коммуналку при исчислении налога (письмо Минфина России от 14 апреля 2011 г. № 03-11-06/2/55). 
НДС 
 Передача энерго-, тепло- и водоснабжения совладельцу здания не является реализацией для агента. И он не обязан уплачивать НДС с коммуналки соседа. А вот со стоимости своего вознаграждения посредник должен перечислить налог в бюджет (п. 1 ст. 156 Налогового кодекса РФ). 
К вычету НДС могут принять все собственники здания. Для этого агент на стоимость коммунальных услуг, потребляемых совладельцем, должен выставить счет-фактуру в одном экземпляре. А к нему приложить отчет агента (ст. 1008 Гражданского кодекса РФ). 
Отчет агента  
Унифицированной формы отчета агента нет. А значит, она должна быть разработана и закреплена договором. То есть содержать обязательные реквизиты. Если же по договору агентский отчет не является первичкой, то придется составлять еще и акты выполненных работ.

Бухгалтерские проводки:

Д 76 «Расчеты с принципалом по возмещению расходов» - К 60 (76) – НДС отдельно не выделяйте, проводку делаете на всю стоимость услуги, приобретенной для принципала. – 
Д 51 – К Д 76 «Расчеты с принципалом по возмещению расходов» - получено от арендатора (принципала) возмещение расходов на приобретение коммунальных услуг.