Чтобы сохранить электронную первичку, выгрузите документы вместе с файлами подписей и сопутствующими сведениями, проверьте комплектность архива и возможность его открыть. Одна папка с печатными формами PDF не всегда содержит всё, что понадобится для проверки электронного документа.
Эта инструкция — для руководителя и бухгалтера коммерческой организации, которая получает документы через ЭДО. Она поможет организовать хранение и проверить архив до смены программы, оператора или ответственного сотрудника.
Отделите электронные оригиналы от копий
Скан бумажного акта, печатная форма из программы и документ, подписанный электронной подписью, — разные материалы. Для каждого вида определите, где находится подлинник. Возможность составлять первичные документы на бумаге и в электронном виде с электронной подписью предусмотрена статьёй 9 закона № 402-ФЗ.
Бумажные документы нельзя уничтожать только потому, что их отсканировали. Правила хранения подлинников в исходном виде установлены пунктами 23–24 ФСБУ 27/2021. Электронную копию можно использовать для поиска и работы, сохраняя связь с бумажным оригиналом.
Проверьте, что входит в выгрузку из ЭДО
Название кнопки «Скачать» ещё не говорит о составе файла. В одном сервисе она сохраняет печатную форму, в другом — комплект документов и подписей. Уточните формат выгрузки в документации своего оператора и сначала проверьте небольшой комплект.
| Что сохранять | Что проверить | Что записать в опись |
|---|---|---|
| Исходный электронный документ | Есть ли файл в том формате, в котором документ составлен и подписан | Вид, номер, дату, контрагента и путь к файлу |
| Электронные подписи | Сохранены ли подписи нужных сторон и понятно ли, к каким файлам они относятся | Состав комплекта и результат проверки |
| Сведения об обмене | Доступны ли идентификатор документа, статусы, подтверждения и история исправлений | Идентификатор в ЭДО и связанные документы |
| Печатная форма | Соответствует ли удобная для чтения копия исходному документу | Где лежит копия и где — оригинальный комплект |
Состав сопутствующих сведений зависит от документа и системы. Не переименовывайте и не редактируйте файлы внутри подписанного комплекта, если это нарушает связи или проверку подписи. Для понятного названия используйте внешнюю папку и опись.
Проверьте архив на нескольких реальных документах
- Выберите разные случаи. Возьмите обычный документ, исправленный документ и комплект с несколькими подписями, если такие есть в вашем учёте.
- Откройте выгрузку. Проверьте её в предусмотренной для этого программе. Убедитесь, что можно прочитать содержание и найти нужные подписи.
- Проверьте подпись штатным средством. Зафиксируйте результат и вопросы, которые программа не позволила разрешить. Не считайте успешное открытие PDF проверкой электронной подписи.
- Сопоставьте с учётом. Сверьте номер, дату, контрагента и сумму с регистром. Проверьте связь исправленного документа с первоначальным.
- Проверьте поиск. Попросите ответственного найти один документ по реквизитам без подсказки о папке. Если это не получается, доработайте опись и названия каталогов.
Закон требует сохранять не только документы, но и средства их воспроизведения и проверки подлинности электронной подписи — статья 29 закона № 402-ФЗ. Поэтому до отключения старой системы выясните, как будете читать архив и проверять подписи после перехода.
Назначьте место хранения и ответственных
Составьте простую схему: где находится основной архив, где резервная копия, кто добавляет документы и кто может их только читать. Резервная копия должна помогать восстановить данные при потере основного хранилища; ещё одна папка на том же неисправном диске этой задачи не решит.
При выборе хранилища учитывайте требование размещать документы бухгалтерского учёта, содержащиеся в них данные и соответствующие базы на территории России. Оно закреплено в пункте 25 ФСБУ 27/2021. Уточните условия конкретного сервиса, включая резервные копии.
В общую опись не включайте пароли, PIN-коды и закрытые ключи подписи. ФНС рекомендует обеспечивать конфиденциальность ключа и защищать его носитель от посторонних — см. раздел о применении электронной подписи. Доступ к архиву и право подписывать новые документы оформляйте отдельно.
Установите сроки хранения по видам документов
Для первичных документов статья 29 закона № 402-ФЗ предусматривает сроки по правилам архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года. Это нижняя граница, а не разрешение автоматически удалить весь архив через пять лет.
Для каждого вида документов определите применимый срок и событие, с которого он отсчитывается. Отдельно проверьте налоговые требования и документы, связанные с незавершёнными спорами или проверками. Решение об уничтожении принимайте после такой проверки, а не по возрасту папки или окончанию подписки на сервис.
Зафиксируйте результат и открытые вопросы
Скачайте рабочую таблицу проверки электронного архива. Для каждой группы документов отметьте период, место хранения, наличие подписей, результат открытия, ответственного и следующий шаг. Таблица помогает организовать контроль; сроки автоматически не рассчитывает.
Если в архиве обнаружились пропуски, используйте порядок поиска недостающей первички. Если меняется исполнитель, включите результаты проверки архива в передачу бухгалтерии. Для постоянного ведения учёта условия компании приведены на странице бухгалтерского обслуживания.