Если в учёте не хватает первичных документов, начните со списка конкретных операций: что произошло, за какой период и какой документ не найден. Затем проверьте архив и ЭДО, запросите недостающее у контрагентов и передайте результат бухгалтеру. Отмечайте отдельно, что уже получено, а что ещё нужно проверить.
Этот порядок поможет руководителю и бухгалтеру разобрать пробелы в документах по отдельным сделкам. Если одновременно утрачена база или несколько периодов велись с ошибками, потребуется более широкий план восстановления учёта.
Актуально на 27 октября 2026 года.
Сначала уточните, чего именно нет
Фраза «нет закрывающих» слишком общая для поиска. По каждой операции запишите контрагента, договор или заказ, дату, содержание и сумму. Укажите, какой документ ожидался и на чём основано это ожидание. Один платёж может относиться к нескольким поставкам, а одна поставка — оплачиваться частями.
Банковская выписка помогает найти перечисление денег, но сама по себе не описывает всё исполнение сделки. Сопоставьте оплату с данными склада, перепиской ответственного сотрудника и документами в учётной программе. Акт сверки удобно использовать для поиска расхождений; найденную строку расчётов затем нужно связать с конкретной операцией.
| Ситуация | Что проверить | Следующий шаг |
|---|---|---|
| Документ не найден в папке | ЭДО, электронный архив, вложения в программе и документы у сотрудника | Найти экземпляр и указать место хранения |
| Есть только изображение или скан | Как документ был оформлен изначально и где находится подписанный экземпляр | Уточнить у составителя порядок получения надлежащего экземпляра |
| Файл есть, но данные расходятся | Стороны, содержание операции, количество, сумма, даты и подписи | Согласовать исправление с составителем и бухгалтером |
| Документ утрачен или повреждён | Сохранившиеся копии, сведения в ЭДО и экземпляр другой стороны | Зафиксировать пробел и организовать восстановление |
| Неясно, состоялась ли операция | Что фактически получил или передал бизнес и кто это может подтвердить | Сначала установить обстоятельства, затем решать вопрос оформления |
Скачать таблицу контроля документов в Excel. Используйте лист «Документы»: в нём отдельно указаны состояние получения, результат проверки, ответственный и следующий шаг.
Проверьте архив до запроса контрагенту
Попросите ответственного за сделку проверить рабочую переписку и бумажные папки. В ЭДО ищите не только по номеру документа: проверьте организацию, период и участников обмена. Уточните, не находится ли документ в другом ящике компании или в незавершённом обмене.
Сохраните найденные материалы, не меняя исходные файлы. Для электронного документа нужны сведения, позволяющие проверить подпись и содержание. Распечатка или снимок экрана удобны для чтения, но не заменяют электронный оригинал. Пункт 24 ФСБУ 27/2021 требует сохранять документы в том виде, в котором они составлены; пункт 27 предусматривает меры по восстановлению утраченных документов.
Основание: ФСБУ 27/2021, раздел IV.
Направьте запрос с понятным перечнем
Сгруппируйте недостающее по контрагентам. В запросе укажите свою организацию, договор, операции и нужные документы. Если номер неизвестен, опишите поставку или услугу, период и сумму — адресату должно быть понятно, что искать.
Рабочая формулировка запроса:
Добрый день! Проверяем комплект документов по договору [номер и дата]. Не нашли документы по следующим операциям: [перечень с датами, содержанием и суммами]. Просим проверить наличие ваших экземпляров и сообщить, как можем получить подписанные документы либо надлежащие копии. Если документы уже направлены через ЭДО, пришлите идентификаторы обмена. Просим сообщить предполагаемую дату ответа.
Заполните поля по своей ситуации. Этот текст помогает начать переписку и не устанавливает обязательный для контрагента срок. Договорённость о дате ответа внесите в таблицу; сохраните сам запрос и ответ рядом с перечнем операций.
Получение файла ещё не завершает проверку
Сверьте полученное с перечнем: та ли организация указана, тот ли период, относится ли документ к нужной операции. Затем проверьте его оформление. Статья 9 закона № 402-ФЗ определяет обязательные реквизиты: название и дату документа, составителя, содержание и измерение операции, ответственных лиц и подписи. Для электронного документа предусмотрена электронная подпись.
Не составляйте документы о событиях, которых не было, и не меняйте даты ради устранения пробела. Если обнаружена ошибка, порядок исправления нужно выбрать с учётом вида документа и применимых правил. Основание — статья 9 закона о бухгалтерском учёте.
В таблице оставьте два отдельных результата: «получено» и «проверено». Например, файл акта уже пришёл, но сумма требует сверки. Такой вопрос остаётся открытым, пока ответственный не зафиксирует итог.
Если документ получить не удалось
Соберите в одну папку имеющиеся материалы по сделке: запросы и ответы, договор, платёжные сведения, данные об исполнении. Отдельно укажите, чего не хватает и почему. Передайте этот комплект бухгалтеру для оценки влияния на учёт и отчётность. Последствия зависят от операции, налога, периода и сохранившихся доказательств; одного общего решения для всех отсутствующих документов нет.
Если документы уже запрошены инспекцией, работа с контрагентом не заменяет ответ на требование. Сначала проверьте основание и срок по порядку действий при требовании налоговой.
Закройте пробел и настройте дальнейший контроль
Для каждой строки должен остаться понятный итог: где хранится документ, кто его проверил и какие вопросы ещё требуют решения. Введите регулярную сверку по своим операциям, чтобы пропуски обнаруживались до передачи архива следующему исполнителю.
При смене бухгалтера включите открытые вопросы в опись передачи учёта. Если проблема затрагивает несколько периодов, базу и регистры, на странице восстановления бухгалтерского учёта перечислены данные для оценки работ: период, система налогообложения, выписки, сохранившиеся документы и база.