Как передать бухгалтерию новому бухгалтеру

Передачу бухгалтерии начните с даты, на которую принимаются дела, и списка того, что должен получить новый исполнитель. Одного архива базы недостаточно: отдельно нужны первичные документы, состояние расчётов, подтверждения приёма отчётности, рабочие доступы и незавершённые задачи.

Инструкция подходит для смены штатного бухгалтера и для передачи учёта другой компании. Ниже — последовательность приёмки и таблица, в которой можно зафиксировать результат по каждому участку.

Актуально на 26 октября 2026 года.

Скачать опись передачи учёта (XLSX)

В файле — листы для документов и базы, доступов и незавершённых задач. Заполните участников, период, фактическое состояние и ответственных. Порядок передачи и условия итогового акта согласуйте отдельно.

1. Разделите текущую работу и приёмку прежних периодов

Определите дату перехода и запишите, кто до неё ведёт операции, кто готовит ближайшие отчёты и кто получает требования. Если подготовка отчёта начата прежним исполнителем, укажите, кто завершит её и проверит приём.

Назначьте со стороны компании человека, который принимает опись и помогает получить недостающее. Отдельно согласуйте, за какие прошлые периоды передают материалы и кто будет устранять выявленные расхождения.

Не откладывайте текущие обязательства до завершения всего разбора. В списке задач выделите ближайшие сроки и ответственных: их нужно видеть независимо от готовности архива.

2. Примите базу вместе с описанием её состояния

Зафиксируйте название и версию программы, организацию, период учёта и дату формирования копии. Если используется облачная система, согласуйте способ получения данных и доступа, допустимый для этой системы.

Попросите отметить, по какую дату внесены документы, какие периоды закрыты и какие участки ещё проверяют. Сохраните исходную копию отдельно от рабочей, чтобы новые изменения можно было отличить от состояния на момент передачи.

Проверьте, что копия открывается, относится к нужной организации и содержит согласованный период. Доступность файла ещё не подтверждает правильность всех показателей — результаты проверки отражайте отдельными отметками.

3. Сверьте состав архива по участкам

Отмечайте фактическое состояние: получено, получено частично, не получено или требует проверки. Если документ ожидается, укажите, кто его предоставит и когда. Не закрывайте всю строку отметкой «принято», если проверена только часть периода.

4. Отдельно проверьте отчётность и расчёты

Составьте список отчётов за передаваемые периоды и сопоставьте его с подтверждениями приёма. Вынесите в задачи непринятые файлы, незавершённые уточнения и вопросы, по которым уже ведётся переписка.

Для остатков и задолженности попросите расшифровки: из каких операций складывается сумма и какими документами она подтверждена. Противоречия между базой, выписками и документами перечислите в отдельном списке для проверки.

Если обнаружено требование инспекции, запишите основание и срок, сохраните документ целиком и отметьте, что уже направили в ответ. Первые действия описаны в инструкции о требовании ФНС.

5. Настройте доступы для нового исполнителя

Составьте перечень систем: учётная программа, электронная отчётность, ЭДО, необходимые кабинеты и банковские сервисы. Для каждой системы определите владельца учётной записи, необходимую роль и человека, который выдаёт и отзывает права.

Проверяйте доступность чтением данных и настроек. Отправку деклараций, документов или платежей не используйте как способ проверить вход. Отдельно укажите, кому разрешено готовить документы, кому — согласовывать и подписывать.

Не включайте пароли, PIN-коды и закрытые ключи электронной подписи в общий архив или опись. ФНС рекомендует сохранять конфиденциальность ключа и не передавать ключевой носитель другим лицам. Для действий представителя проверьте порядок оформления его полномочий и применения собственной подписи, в том числе МЧД, если она требуется.

После перехода пересмотрите права прежних исполнителей и действующие доверенности. Выдачу и прекращение доступа фиксируйте с датой и ответственным; учитывайте порядок конкретного сервиса.

6. Зафиксируйте, что осталось нерешённым

Составьте итоговый документ передачи по согласованным условиям. Приложите опись материалов, список отсутствующих документов, расхождений и ближайших действий. Для открытого вопроса укажите факт, следующий шаг, срок и ответственного.

Различайте получение материалов и проверку их содержания. Например, можно подтвердить получение архива за период и отдельно указать, что сверка остатков ещё не завершена. Это точнее, чем общая фраза «все дела переданы».

Опись из этой статьи помогает организовать работу. Состав итогового документа и его юридические условия нужно согласовать применительно к вашему договору и ситуации.

Если часть учёта или документов отсутствует

Запишите, чего именно не хватает, за какие периоды и какие материалы сохранились. Отделите обычную передачу дел от задач по восстановлению: у них будут собственные исходные данные и порядок проверки.

На сайте «ГроссБух» есть услуга восстановления учёта. Для оценки на её странице предлагают подготовить период, систему налогообложения, выписки, сохранившиеся документы и базу, сданную отчётность и сведения о сотрудниках. Если нужен новый исполнитель для текущей работы, посмотрите состав полного бухгалтерского обслуживания.

Источники по организации учёта и электронной подписи

• Закон № 402-ФЗ, статья 7: организация ведения бухгалтерского учёта.
• ФНС: электронная подпись и меры безопасности.
• ФНС: применение электронной подписи и машиночитаемой доверенности.