Перед приёмом первого сотрудника ИП нужно подготовить трудовой договор, организовать кадровый учёт и заранее проверить, кто отправит сведения в СФР. Отчёт о приёме нельзя откладывать до первой зарплаты: для подраздела 1.1 ЕФС-1 установлен отдельный короткий срок.
Эта памятка — для первого найма по трудовому договору. Она поможет связать оформление, передачу сведений и дальнейшую отчётность в один рабочий список. Для иностранного работника, несовершеннолетнего или работы с особыми условиями потребуется дополнительно проверить специальные требования.
До оформления: договоритесь, кто за что отвечает
Соберите исходные сведения: должность и обязанности, место работы, режим, дату начала, условия оплаты. Передайте их тому, кто готовит договор и расчёт зарплаты. Если документы оформляет один специалист, а отчёты сдаёт другой, согласуйте передачу данных до найма.
Проверьте канал отправки ЕФС-1, доступ к программе и полномочия подписанта. Уточните, кто заберёт ответ фонда и исправит возможные ошибки. Рабочая договорённость должна включать не только «отправить», но и «проверить приём».
Список документов работника зависит от ситуации. Базовый перечень установлен статьёй 65 ТК РФ: документ, удостоверяющий личность, сведения о трудовой деятельности с предусмотренными исключениями, документ о регистрации в системе индивидуального учёта; в соответствующих случаях — документы воинского учёта, об образовании и другие предусмотренные законом документы. Не используйте один расширенный список для всех должностей.
В день оформления: зафиксируйте даты и документы
Подготовьте и подпишите трудовой договор, организуйте ознакомление с применимыми правилами работы, проверьте обязанности по охране труда и необходимые для конкретной работы процедуры. Отдельно отметьте дату документа, оформляющего приём, и дату начала работы: они могут различаться.
Не оставляйте сведения о приёме только в переписке. У человека, который заполняет отчёт, должны быть подтверждённые данные работника и реквизиты документа-основания. Если условия изменились перед выходом сотрудника, передайте актуальную версию и обозначьте, какая предыдущая версия больше не используется.
ЕФС-1: поставьте срок сразу после оформления
При приёме работника сведения о трудовой деятельности в подразделе 1.1 ЕФС-1 представляют не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. Основание и порядок приведены в базе знаний СФР по ЕФС-1.
Для первого найма заранее проверьте актуальную форму в программе. Не переносите старый бланк из чужой папки. После отправки сохраните файл, идентификатор передачи и ответ СФР. Если получен отказ или замечания, разберите их и проверьте результат исправления.
Для ИП, заключившего трудовой договор с первым работником, СФР описывает беззаявительную регистрацию страхователя на основании поступивших сведений. Поэтому отдельной задачей поставьте проверку регистрационных данных и уведомления фонда после обработки сведений. Если данные не появились или отправка не проходит, выясните причину в СФР и у оператора.
Что включить в календарь после приёма
Один отчёт о кадровом событии не охватывает расчёты с работником за месяц или квартал. Составьте календарь по вашей ситуации: периоды, даты, документы, ответственные. Сроки отчётности, уплаты и выплаты зарплаты проверяйте по отдельности.
| Участок | Что предусмотреть | Что сохранить |
|---|---|---|
| Кадровые события | Подраздел 1.1 ЕФС-1 при соответствующем событии | Основание, отправленный файл, ответ фонда |
| Страховые взносы в ФНС | РСВ и персонифицированные сведения с учётом правил их представления | Расчёт, сведения о выплатах и подтверждение приёма |
| НДФЛ | Учёт доходов и удержанного налога, 6-НДФЛ и применимые уведомления | Регистры, отчёты и документы по перечислению |
| Взносы на травматизм | Учёт, платежи и раздел 2 ЕФС-1 | Расчёт, подтверждения отправки и уплаты |
| Зарплата и рабочее время | Учёт времени, расчёт и установленные даты выплат | Табель, расчётные документы и подтверждение выплат |
Обязанности по взносам и отчётности ФНС собраны в разделе «Страховые взносы за работников». По персонифицированным сведениям учитывайте отдельное разъяснение: при своевременно сданном и принятом разделе 3 РСВ обязанность представить сведения за последний месяц отчётного периода считается исполненной. Это указано в памятке ФНС от 17 августа 2026 года.
Рабочий список для первого найма
Скачать таблицу задач в Excel. На листе «Первый сотрудник» заполните событие, документ, срок с основанием, ответственного и результат. Универсальные даты в файл не внесены: календарь нужно составить под фактический приём и ваш режим работы.
- Условия работы согласованы и переданы специалистам.
- Документы оформлены, версии и даты проверены.
- Для сведений о приёме назначены исполнитель и срок.
- Ответ СФР проверен, регистрационные данные уточнены.
- Учёт времени, расчёт зарплаты, налоги и последующие отчёты включены в календарь.
Для контроля результата отправки есть отдельная инструкция о приёме отчётности. Если планируете передать кадровый участок специалистам, посмотрите состав услуги ведения кадровой документации и обсудите, кто отвечает за документы, расчёты и передачу сведений при первом найме.