Если акт сверки от поставщика или покупателя не совпадает с вашим учётом, сначала проверьте период, договоры и начальный остаток, затем сопоставьте операции по документам. Разница в итоговой сумме показывает, где нужен разбор, но сама по себе не объясняет его причину.
Эта инструкция поможет подготовить сверку расчётов с контрагентом: найти пропущенную оплату, отгрузку или возврат, составить список разногласий и передать его на проверку перед подписанием акта.
Договоритесь, какие расчёты сравниваете
Укажите обе организации или ИП, ИНН, начало и конец периода, договоры и валюту расчётов. Если у вас несколько договоров с одним партнёром, выясните, какие из них вошли в акт. Отдельно проверьте авансы: одна сторона могла показать их вместе с задолженностью, другая — отдельно.
Сохраните полученный акт и свою выгрузку с датой формирования. Не заменяйте исходные файлы исправленными версиями: они понадобятся, чтобы объяснить, откуда появилась разница и что изменилось после проверки.
Сверка с контрагентом касается взаимных расчётов по вашим операциям. Для платежей и начислений в налоговой используйте отдельную инструкцию по сверке ЕНС.
Начните с остатка на начало периода
Сравните начальные суммы и выясните, кто кому должен по данным каждой стороны. Если остатки уже различаются, проверка только текущих операций не устранит проблему. Найдите предыдущую сверку и документы, сформировавшие переходящую задолженность.
Не сравнивайте механически одинаково названные колонки «Дебет» и «Кредит»: одна операция отражается у сторон с разных позиций. Для каждой строки удобнее сформулировать смысл словами: поставка увеличила долг покупателя, оплата уменьшила его, возврат изменил расчёты.
Сопоставьте операции по документам
| Что не совпало | Что проверить | Что записать в разногласиях |
|---|---|---|
| Нет оплаты | Банковскую выписку, исполненный платёж, получателя и назначение | Дату, номер и сумму платежа; к какому договору он относится |
| Нет поставки или услуги | Накладную, УПД или акт; дату операции и отражение в учёте | Реквизиты документа и сторону, у которой отсутствует строка |
| Сумма встречается дважды | Дубли документа и повторное отражение одной операции | Обе строки и основание, по которому считаете их дублем |
| Разница после возврата | Документы на возврат и согласованные корректировки | Исходную операцию, изменение и подтверждающие документы |
| Итог совпал, строки различаются | Не перекрывают ли друг друга две ошибки | Каждую неподтверждённую строку отдельно |
Если документ не найден, сначала запросите его у ответственного сотрудника или партнёра. Порядок поиска описан в статье «Не хватает первичных документов: что делать». Акт сверки не заменяет документы, оформляющие сами хозяйственные операции: требования к первичным документам установлены статьёй 9 закона № 402-ФЗ.
Передайте конкретные разногласия
Сообщение «у нас другая сумма» заставит партнёра начинать проверку заново. Вместо него составьте короткий список: строка акта, данные каждой стороны, документ-основание, вопрос и ожидаемый следующий шаг. Приложите только документы, относящиеся к спорным операциям.
Например: «В акте за выбранный период отсутствует платёж по договору № __. По выписке он исполнен __ числа. Прилагаем платёжный документ и просим проверить отражение в расчётах». Это заготовка сообщения: заполните её проверенными реквизитами своей операции.
После ответа сверьте исправленный акт ещё раз. Отдельно проверьте начальное и конечное сальдо, операции, которые исправили, и незакрытые вопросы. Сохраните переписку вместе с последней согласованной версией.
Проверьте акт перед подписанием
Подпись имеет значение не только для бухгалтерии. Акт, подписанный уполномоченным лицом, может свидетельствовать о признании долга и влиять на течение срока исковой давности — это разъяснено в пункте 20 постановления Пленума Верховного Суда № 43. До подписания проверьте полномочия подписанта и содержание спорных сумм. Если долг или его правовые последствия вызывают вопросы, передайте документы юристу.
Для рабочего контроля скачайте таблицу сверки и подготовки инвентаризации. На листе «Сверка расчётов» предусмотрены поля для документов, сумм, ответственного и результата. Это журнал проверки, а не готовый акт для подписания.
Если требуется постоянное ведение учёта, посмотрите условия бухгалтерского обслуживания в ГроссБух.