Стоимость бухгалтерского обслуживания: что подготовить для расчёта

Для расчёта стоимости бухгалтерского обслуживания подготовьте сведения о налоговом режиме, сотрудниках и объёме работы за полный месяц. Отдельно перечислите незавершённые задачи за прошлые периоды. Такой набор данных поможет обсудить цену применительно к вашему бизнесу. Ниже — порядок подготовки и таблица, которую можно заполнить перед обращением.

От чего зависит стоимость обслуживания

На странице бухгалтерского аутсорсинга «ГроссБух» указаны три фактора: система налогообложения, количество операций и число сотрудников. Для обслуживания ИП также учитываются обороты. Точную стоимость определяют после оценки.

Поэтому для первого разговора полезнее описать работу за конкретный период, чем сообщить только «небольшое ООО» или «ИП без сотрудников». Укажите, какие сведения уже проверены, а какие пока приблизительны.

Соберите сведения за один полный месяц

Выберите недавний месяц, который отражает обычную работу. Запишите его начало и конец: оборот за квартал нельзя напрямую сопоставить с количеством операций за неделю. Если нагрузка сезонная, добавьте отдельные данные за загруженный месяц и подпишите оба периода.

Если данных пока нет, так и отметьте: «количество уточняется» и у кого его можно получить. Неизвестное значение нельзя записывать как ноль — это изменит представление об объёме работы.

Как описать объём и не задвоить документы

Слово «операция» может означать разные единицы расчёта. До обсуждения тарифа соберите исходные количества по видам и подпишите, что именно считали. Бухгалтер уточнит, как эти сведения используются при оценке обслуживания.

1. Разделите виды данных. Например, продажи, покупки и банковские операции запишите отдельно. Один общий итог не показывает, из чего складывается работа.
2. Считайте документы, а не страницы сканов. Договор на нескольких листах не становится несколькими договорами. Копию того же документа в другой папке не учитывайте повторно.
3. Сохраните различие между документом и платежом. Оплата по акту и сам акт — связанные сведения. Не объединяйте их в произвольное число «операций» и не исключайте платёж из выписки: покажите оба набора отдельно.
4. Укажите источник и ограничения. Запишите, по всем ли счетам получены выписки, есть ли документы вне учётной базы, включены ли исправления и возвраты.

Условный пример: в журнале продаж за месяц 18 актов, а в банковской выписке — 25 поступлений и списаний. Эти числа стоит передать двумя строками с названием источника. Складывать их в «43 оплачиваемые операции» до согласования правил расчёта преждевременно. Пример показывает способ подготовки данных, а не тариф компании.

Отделите текущую работу от прошлых периодов

Если документы за текущий месяц собраны, но прошлый квартал ещё не разобран, опишите эти задачи отдельно. Укажите период, что уже сделано, каких документов не хватает и какие расхождения известны. Не нужно заранее определять объём исправлений без проверки.

На сайте есть отдельная услуга восстановления бухгалтерского учёта. При обращении уточните, требуется ли она в вашей ситуации и как её стоимость будет отделена от регулярного обслуживания. Если меняете бухгалтера, для передачи базы и документов используйте отдельный порядок передачи учёта.

Скачайте таблицу для подготовки расчёта

В Excel три листа: инструкция, сведения о бизнесе и объём работы. В строках объёма указываются период, единица подсчёта, количество, источник и открытый вопрос. Файл помогает собрать исходные данные; цену в нём рассчитывает не формула, а специалист после уточнения состава работ.

Скачать таблицу Excel

Для предварительного обсуждения достаточно сводных сведений. Не записывайте в таблицу пароли, ключи электронной подписи и персональные данные сотрудников. Передачу документов и доступов согласуйте отдельно.

Что уточнить, когда расчёт будет готов

• За какой период рассчитана стоимость и на какой объём работы она опирается.
• Какие задачи включены в обслуживание, а какие оценены отдельно.
• Что нужно уточнить из-за неполных исходных данных.
• Как будет пересматриваться расчёт, если изменятся объём работы или условия бизнеса.

Действующий перечень предложений опубликован в разделе «Услуги и цены». Для обращения в «ГроссБух» подготовьте заполненную таблицу и список вопросов: это даст основу для оценки и фиксации состава работ в договоре. Если вы ещё выбираете формат ведения учёта, сначала прочитайте сравнение штатного бухгалтера и аутсорсинга.