Подготовку инвентаризации перед годовой бухгалтерской отчётностью начните со списка объектов, мест их нахождения, документов и ответственных. Пересчёт товаров на складе — только часть работы: нужно проверить также расчёты, обязательства и другие объекты учёта.
Ниже — порядок подготовки для коммерческой организации, которая ведёт бухгалтерский учёт. Он поможет руководителю и бухгалтеру собрать данные заранее, распределить задачи и не потерять обнаруженные расхождения.
Определите объём и даты проверки
ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» применяется с 1 апреля 2025 года; организации бюджетной сферы исключены из его области действия. Это установлено стандартом и его общими положениями.
Для годовой отчётности общее правило — проверка по состоянию на отчётную дату. Для основных средств, нематериальных активов, капитальных вложений и запасов предусмотрено исключение, если их инвентаризация проведена не ранее 1 октября отчётного года. Возможность реже инвентаризировать основные средства и специальные случаи также нужно учитывать отдельно. Нельзя переносить это исключение автоматически на все расчёты и обязательства. Основание — пункты 15–18 ФСБУ 28/2023.
В рабочем плане разделите дату, на которую проверяете данные, и дни выполнения работ. Например, документы можно собирать заранее, но сведения о расчётах должны относиться к нужной дате. Для каждого объекта запишите источник данных, исполнителя и срок передачи результата бухгалтеру.
Соберите карту объектов и документов
| Группа | Что собрать заранее | Что уточнить |
|---|---|---|
| Товары, материалы и оборудование | Перечни по местам хранения, документы о движении, сведения об ответственных | Есть ли объекты в пути, у сотрудников, на стороннем складе или в ремонте |
| Денежные средства и расчёты | Выписки, кассовые документы, расшифровки долгов и авансов | На какую дату сформированы сведения и чем подтверждён каждый остаток |
| Нематериальные активы и вложения | Договоры, документы о правах, затратах и состоянии объектов | Каких подтверждений не хватает для проверки |
| Иные объекты и забалансовый учёт | Регистры, договоры и документы о чужом имуществе | Что принадлежит организации, а что находится у неё на другом основании |
Это отправная точка для подготовки, а не исчерпывающий перечень. Сопоставьте её со своими регистрами, видами деятельности и требованиями стандарта. Отдельно отметьте объекты, по которым нет ответственного или понятного подтверждения остатка.
Организуйте работу до её начала
- Проверьте порядок в учётной политике. Сверьте его с фактической организацией учёта. Если требуется обновление документа, информация об услуге есть на странице формирования учётной политики.
- Подготовьте решение о проведении. Зафиксируйте объекты, сроки и состав участников. Для обязательной инвентаризации предусмотрена комиссия, но стандарт допускает отдельные исключения. Проверьте применимость правил к вашей организации.
- Обеспечьте доступ. Заранее согласуйте посещение складов и других мест хранения, подготовьте средства измерения и документы. Не оставляйте организационные вопросы на день пересчёта.
- Определите порядок передачи документов. Выясните, кто собирает последние документы о движении активов и как будут выделены операции до и после даты проверки.
- Подготовьте формы фиксации. Участники должны понимать, где записывать фактические данные и кому передавать расхождения.
Правила состава комиссии, присутствия материально ответственных лиц и подготовки последних документов приведены в пунктах 19–27 ФСБУ 28/2023. Для объектов, которые требуют фактической проверки, переписать остатки из программы недостаточно.
Разберите расчёты и расхождения
По каждому существенному для проверки остатку соберите подтверждения: договор, первичные документы, сведения об оплате и переписку. Сверку с покупателями и поставщиками удобно вести по отдельному списку. Порядок сопоставления операций разобран в статье «Акт сверки с контрагентом: как проверить расхождения».
Не закрывайте вопрос только потому, что партнёр прислал акт с совпавшей суммой. Проверьте состав задолженности, документы и наличие спорных операций. Отсутствие ответа контрагента тоже нужно зафиксировать и передать бухгалтеру вместе с имеющимися подтверждениями.
Обнаруженную разницу запишите отдельно: объект, данные учёта, результат проверки, подтверждающий документ и следующий шаг. Не исправляйте исходные сведения ради совпадения итогов. Бухгалтеру нужны основания для решения о том, как отразить результат.
Проверьте, что подготовка завершена
К началу работ должны быть определены объекты и даты, назначены участники, собраны доступные документы и составлен список недостающих. После проверки — оформлены результаты и переданы на рассмотрение все расхождения, включая те, которые пока не удалось объяснить.
Скачайте рабочую таблицу подготовки. Лист «Инвентаризация» поможет отметить готовность документов, ответственных и открытые вопросы. Он дополняет организацию работы, но не заменяет документы, которыми оформляют саму инвентаризацию и её результаты.