Как ИП вести учёт самостоятельно: документы и контроль

Чтобы вести учёт ИП самостоятельно, сначала определите свои налоговые обязанности, затем наладьте работу с операциями и документами. По каждому поступлению и списанию должно быть понятно, что произошло, чем это подтверждено и как отражено в учёте. Ниже — порядок этой работы и таблица для контроля.

Материал поможет организовать учёт, в том числе ИП на УСН. Расчёт налогов, состав отчётности и сроки нужно определять по вашему режиму и условиям работы. Для АУСН, патента и других режимов действуют свои правила.

Разделите бухгалтерский и налоговый учёт

ИП может не вести бухгалтерский учёт, если ведёт предусмотренный налоговым законодательством учёт доходов, расходов, других объектов или физических показателей. Это условие закреплено в пункте 1 части 2 статьи 6 закона № 402-ФЗ. Освобождение от бухгалтерского учёта не отменяет налоговый.

На УСН доходы и расходы для расчёта налоговой базы учитывают в книге учёта доходов и расходов — КУДиР. Основание — статья 346.24 НК РФ. Форма книги и порядок её заполнения утверждены приказом ФНС № ЕА-7-3/816@. Обычная выписка банка или рабочая таблица сами по себе эту книгу не заменяют.

Зафиксируйте условия своего бизнеса

Соберите на одном листе сведения, от которых зависит ваша работа с налогами и отчётами. Если что-то неизвестно, запишите вопрос и источник, по которому будете его проверять.

Из этих сведений составьте свой календарь: какие записи вести, какие документы собирать, какие отчёты, уведомления и платежи готовить. Проверяйте применимые сроки по официальным источникам и ответам ведомств. Ежемесячная сверка помогает контролю, но не переносит сроки обязанностей на конец месяца.

Проводите каждую операцию от документа до записи

1. Определите основание. Найдите договор, заказ или другое подтверждение того, за что поступили или перечислены деньги. По одному назначению платежа не всегда можно понять содержание операции.
2. Соберите связанный комплект. Соедините платёж с документами по поставке, работе или услуге. Состав комплекта зависит от сделки; не требуйте один и тот же набор для всех операций.
3. Проверьте отражение в учёте. Установите, учитывается ли операция для вашего налога, в какой сумме и на какую дату. На УСН порядок признания доходов и расходов определяет статья 346.17 НК РФ; у отдельных расходов есть дополнительные условия. Дата документа и дата налоговой записи могут различаться.
4. Сохраните результат. Отметьте, где находится документ и где проверена запись в программе или регистре. Если вопрос не решён, укажите следующий шаг и срок его решения.

Банковская загрузка экономит время, но после неё полезно проверить назначение операций, дубли и возвраты. Когда документа не хватает, используйте отдельный порядок работы с недостающей первичкой.

Пример: клиенту вернули часть аванса

Условная ситуация: ИП на УСН получил аванс, а затем вернул клиенту его часть. В выписке видны поступление и списание, но их нужно связать с одним заказом.

Сохраните сведения о первоначальной оплате, основание частичного возврата и подтверждение перечисления денег клиенту. В рабочем реестре свяжите обе операции и отметьте, что нужно проверить налоговую запись. По пункту 1 статьи 346.17 НК РФ при возврате ранее полученной предоплаты доходы уменьшаются в периоде возврата. Поэтому простого изменения суммы в старой строке без проверки периода недостаточно.

Если возврат уже загружен программой, сначала проверьте его отражение: повторная ручная запись может задвоить операцию. Отметка «проверено» означает, что вы сверили документы и запись, а не только нашли списание в банке.

Что проверять в течение месяца

• Полноту операций. Получены ли выписки по всем счетам и отчёты по остальным способам расчётов, нет ли пропущенного периода.
• Документы и расхождения. Какие операции пока нельзя объяснить, у кого нужно запросить документ или уточнение.
• Записи в учёте. Разобраны ли дубли, возвраты и исправления, проверены ли суммы и периоды.
• Ближайшие обязанности. Какие отчёты, уведомления и платежи нужны именно вам; подготовлены ли данные к их срокам.
• Подтверждения результата. Сохранены ли документы и ответы ведомств. После отправки отчётности проверьте, что она принята; при вопросах к расчётам с бюджетом пригодится инструкция по сверке ЕНС.

Проверяйте операции по мере появления, чтобы не разбирать весь квартал перед сроком сдачи. Если деятельности не было, отдельно проверьте сохранившиеся обязанности ИП.

Таблица для самостоятельного контроля

В файле три листа: инструкция, условия работы ИП и контроль операций. Для каждой операции можно указать документ, платёж, запись в учёте, открытый вопрос и следующий шаг. Таблица помогает видеть незавершённую работу; она не рассчитывает налоги и не заменяет КУДиР или другой обязательный регистр.

Скачать таблицу Excel

Начните с одного периода. Заполните условия работы, соберите операции и отметьте, что уже проверено. По нерешённым вопросам укажите конкретное действие: найти основание платежа, получить документ, уточнить порядок учёта или исправить запись.

Если часть работы хотите передать бухгалтеру

Для обсуждения обслуживания подготовьте сведения о режиме, оборотах, сотрудниках и открытых вопросах. В действующее обслуживание ИП на сайте входят налоговый учёт, подготовка отчётности и сверки по налогам. На этой же странице приведены состав работы и тарифы.

Если уже ведёте учёт самостоятельно, перед обращением отметьте в таблице, какие операции проверены и где остались сомнения. Так будет понятнее, что требуется продолжить, проверить или исправить.